Backorders: jak spakować towar, którego nie ma w magazynie?

Czy można przyjąć zamówienie na towar, którego nie ma w magazynie? Okazuje się, że można. Pod warunkiem, że masz pewność, że dostawca (producent lub pośrednik) dostarczy towar na tyle szybko, aby mógł on dotrzeć do klienta końcowego w ustalonym terminie. Taki model realizacji zamówień nazywa się backorders. Wymaga on bardzo sprawnej organizacji procesów logistycznych, w tym przede wszystkim planowania pakowania.

Gdy przychodzą letnie upały, wszyscy kupują wiatraki elektryczne. Może zdarzyć się (i często tak jest), że sprzętu zaczyna brakować w magazynach. Wiadomo, że braki szybko uda się uzupełnić, a eskalacja popytu jest krótkotrwała. Czy w tej sytuacji jedynym wyjściem jest oznaczenie wiatraków etykietą „towar niedostępny” i zaprzestanie sprzedaży?

Zamówienia backorder: korzyści i zagrożenia

W sytuacji, którą omówiliśmy na przykładzie wiatraków elektrycznych, przerwanie sprzedaży do czasu uzupełnienia zapasów nie jest jedyną opcją. Pomimo braku towaru w magazynie, możliwe jest przyjmowanie zamówień i ich obsługa. Jedną z opcji jest rezerwacja: klient otrzymuje informację, że jego zamówienie zostanie zrealizowane, gdy tylko wybrany towar stanie się ponownie dostępny. Drugie rozwiązanie zakłada kontynuację sprzedaży bez wtajemniczania klienta w niuanse zarządzania magazynem i dostawami. Sprzedawca ogranicza się do poinformowania klienta, że może wydłużyć się czas realizacji zamówienia.

Ten ostatni przypadek, to backordering, czyli w tłumaczeniu na polski obsługa zamówień przerastających. Pomimo braku zapasów towaru w magazynie, sprzedaż trwa, a zamówienia są obsługiwane rutynowo. Korzyści są oczywiste: 

• zachowanie ciągłości sprzedaży – jest niezbędna dla właściwego funkcjonowania przedsiębiorstwa czy sklepu, zapewnia stabilność przychodów, a jednocześnie buduje pozytywny wizerunek w oczach klienta,
• wzrost obrotów – nie przerywając sprzedaży artykułu w momencie eskalacji popytu, zyskujesz szybki wzrost obrotu: zwyżka może trwać przez bardzo krótki okres, a mimo to jest w stanie wygenerować ogromną liczbę zamówień – niekiedy sprzedaż z jednego miesiąca czy kwartału decyduje o rocznym wyniku przedsiębiorstwa,
• optymalizacja kosztów magazynowych – zamówione towary nie zalegają w magazynie i nie generują dodatkowych kosztów przechowywania, lecz niemal natychmiast, po przesortowaniu oraz skompletowaniu zamówień, są wysyłane do klientów.

Jednak backordering to nie tylko korzyści. Stosowanie tego modelu sprzedaży wiąże się też z poważnym ryzykiem. Największym wyzwaniem jest organizacja pakowania i wysyłki zamówień w taki sposób, aby możliwe było dotrzymanie terminów dostaw. Opóźnienia przekładają się w dłuższej perspektywie na spadek obrotów, utratę wiarygodności oraz bardzo prawdopodobny wzrost liczby zwrotów: towar dostarczony z opóźnieniem może okazać się zbędny i jest częściej odsyłany.

Od czego zależy terminowa realizacja zamówień backorder?

Podstawą skutecznego zarządzania zamówieniami przerastającymi jest przygotowanie wysyłki fizycznie niedostępnego towaru: pakowanie paczek, pojemników i palet „na sucho” z użyciem algorytmów planujących pakowanie. Dzięki temu jeszcze przed fizycznym pojawieniem się towaru w magazynie można przygotować odpowiednie pojemniki do zamówień, wybrać optymalny środek transportu i na tej podstawie stworzyć precyzyjny grafik dostaw.

Algorytmy pakujące pozwalają rozwiązywać specyficzne problemy realizacji zamówień backorders. Chodzi o to, aby podjąć działania z wyprzedzeniem, czyli przygotowywać rozwiązania problemów, które dopiero wystąpią. Dobrym przykładem jest sytuacja, w której jeden klient składa kilka zamówień na towary, które aktualnie nie są dostępne w magazynie. Powstaje dylemat: czy realizować kolejne zamówienia przerastające w chwili dostarczania towarów do magazynu, czy „skumulować” zamówienia i wysłać jako jedną przesyłkę? Pierwsza opcja pozwala skrócić oczekiwanie Klienta na realizację poszczególnych zamówień. Druga wydaje się korzystniejsza dla sprzedawcy, bo obniża koszty obsługi logistycznej zamówień. Jednak analiza sytuacji z udziałem algorytmów pakujących może dowieść, że również dla sprzedawcy korzystniejsze będzie wysyłanie osobno kolejnych zamówionych towarów. Jednym z powodów może być to, że chcąc wysłać wszystkie zamówione przedmioty razem, nie zdołasz zachować parametrów paczki sortowalnej. W efekcie poniesiesz koszty dopłaty za przesyłkę ponadgabarytową. Jeżeli korzystasz z własnej floty, to może się okazać, że jednorazowa dostawa wszystkich zamówionych towarów jest nieopłacalna np. ze względu na brak odpowiedniego sprzętu (przykładowo środków transportu) i konieczność korzystania z usług zewnętrznych firm transportowych.

Podobnych sytuacji jest znacznie więcej. Najlepiej przygotować się do nich, zanim wystąpią – mieć gotowy plan na wypadek sytuacji kryzysowej. Stworzenie go wymaga wykonywania dużej liczby operacji planowania rozmieszczenia towarów – w magazynie, w przestrzeniach ładunkowych pojazdów, w opakowaniach zbiorczych. Algorytmy planujące pakowanie wyręczą Cię w żmudnych obliczeniach – będziesz mógł więcej energii i kreatywności włożyć w zarządzanie procesem sprzedaży. Dzięki algorytmom możesz skupić się na najistotniejszych biznesowo zadaniach, korzystając z błyskawicznie dostarczanych i zawsze wiarygodnych informacjach zwrotnych, których dostarczają nasze algorytmy.