Problemy przy pakowaniu przesyłek w branży e-commerce. Jak im zaradzić?

Proces pakowania towarów do wysyłki jest bardzo ważnym elementem łańcucha logistycznego. To tutaj często generowane są błędy i opóźnienia, które odbijają się niekorzystnie na dalszej wędrówce naszej przesyłki. W skrajnych przypadkach efektem wadliwego pakowania może być niedostarczenie zamówionego towaru. Wskazujemy najczęstsze problemy w pakowaniu w branży e-commerce i podpowiadamy, jak im zaradzić.

Problemy z pakowaniem mają dwie przyczyny. Pierwszą jest niewłaściwy dobór materiałów do pakowania. Drugim, równie ważnym źródłem problemów z przygotowaniem paczek do wysyłki, są błędy w planowaniu pakowania.

Jak dobrać właściwie materiały do pakowania przesyłek?

Materiały użyte do pakowania przesyłek powinny być dopasowane do charakteru towaru. Należy uwzględnić takie parametry, jak waga, odporność na uszkodzenia mechaniczne (zgniatanie, uderzanie, wyginanie), odporność na czynniki środowiskowe (wysokie i niskie temperatury, kurz i pyły, wilgoć i wodę z opadów atmosferycznych). Wszystkie wytyczne sprowadzają się do odpowiedniego doboru trzech głównych składników opakowania:

• karton (opakowanie zbiorcze) – materiał, z którego jest wykonany, powinien być dopasowany pod względem wytrzymałości do wagi towaru i poziomu ochrony, który chcemy zapewnić: może to być tekturowy karton, drewniana skrzynia, plastikowy lub metalowy kontener, beczka itp. – w wielu przypadkach zachodzi też potrzeba użycia opakowań specjalnych, które zapewniają podtrzymanie i monitoring takich parametrów, jak temperatura czy wilgotność,
• wypełniacze – może to być gnieciony papier, wypełniacze z tworzyw sztucznych, poduszki powietrzne, folia bąbelkowa, kształtki styropianowe i wiele innych – rodzaj wypełniacza powinien być dobrany do charakteru pakowanych produktów: jeżeli wysyłamy np. produkty o ostrych krawędziach i znacznej wadze, to użycie lekkich poduszek z powietrzem nie będzie optymalnym rozwiązaniem,
• okrywa zewnętrzna – papier lub folia, których zadaniem jest zabezpieczenie paczki zewnątrz przed zanieczyszczeniami i wilgocią: to element opakowania, który nie zawsze jest konieczny, ponieważ w większości przypadków wystarcza opakowanie produktowe, które umieszczamy w kartonie z wypełniaczem.

W przypadku doboru rodzaju opakowań i sposobu pakowania najważniejszy jest umiar. Niedopuszczalna jest niedbałość, ale też nie możemy przesadzać z zabezpieczeniami. Klasycznym przykładem jest sposób, w jaki używamy taśmy klejącej do zamykania kartonów. Nie może jej być zbyt mało, bo wtedy ryzykujemy, że opakowanie otworzy się w transporcie. Jednak nie powinniśmy też nadużywać taśmy: trudności z otwieraniem przesyłek mogą poirytować odbiorcę. Szczególnie wtedy, gdy nadgorliwość w pakowaniu nie przekłada się na lepsze zabezpieczenie pakowanego towaru.  

Co świadczy o wadliwym planowaniu pakowania?

Błędy w planowaniu pakowania nie są dotkliwe dla odbiorcy końcowego, lecz generują niepotrzebne koszty po stronie sprzedawcy. Nieprawidłowości możemy rozpoznać po trzech najważniejszych objawach:

• zbyt duży karton (opakowanie zbiorcze, kontener) – właściwy towar przemieszcza się swobodnie wewnątrz niedopasowanego kartonu, albo jest zakopany w mnóstwie niepotrzebnych wypełniaczy, czyli mamy do czynienia z przesyłką typu „ekolog płakał, gdy to rozpakowywał”,
• zbyt mały karton (opakowanie zbiorcze, kontener) – towar jest dosłownie upchnięty w kartonie, co może prowadzić do przerwania opakowania, a na pewno nie pozwala użyć wystarczającej ilości wypełniaczy i podwyższa ryzyko uszkodzeń w transporcie,
• niedostateczne wykorzystanie miejsca – nieprawidłowości ułożenia produktów w opakowaniu zbiorczym sprawiają, że płacimy za transport powietrza albo ryzykujemy uszkodzenia w transporcie ze względu na chaotyczne ułożenie kartonów na palecie – zdarza się to wtedy, gdy pracujemy pod presją czasu i kierujemy się intuicją, z nieprecyzyjnym planowaniem.

Oczywiście w przypadku błędów w planowaniu pakowania działa efekt skali: nieprawidłowości występujące na poziomie pojedynczych opakowań zbiorczych, przekładają się na błędy w wykorzystaniu przestrzeni ładunkowych i magazynowych. Efekty są łatwe do przewidzenia: rosną koszty materiałów do pakowania, koszty obsługi reklamacji (na skutek uszkodzeń wynikających z błędów w pakowaniu) oraz opłaty za przewóz i składowanie niezwykle cennego powietrza.

Błędy w doborze wielkości opakowań powstają nie tylko w samym procesie pakowania, lecz już na etapie zamawiania kartonów czy kontenerów. W obu przypadkach prostym i skutecznym rozwiązaniem automatyzacja procesów planowania pakowania, czyli zastosowanie algorytmów pakujących. Wystarczy wprowadzić wymiary oraz wagę towarów do odpowiedniego kalkulatora, aby dowiedzieć się, jakich opakowań zbiorczych należy użyć i jak optymalnie ułożyć w nich towar. Rozwiązanie jest proste oraz skuteczne – przynosi korzyści na poziomie małego sklepu i gigantów e-commerce.