Etykieta wysyłkowa (list przewozowy) to dokument, który łączy w sobie cechy dowodu tożsamości i instrukcji obsługi nadawanej przesyłki. Zawarte w nim dane pozwalają dostarczyć paczkę, śledzić jej przemieszczanie się, zrealizować zwrot lub określić sposób pobrania opłaty. Każdy błąd w wypełnianiu listu przewozowego może skutkować różnymi przykrymi konsekwencjami – z utratą przesyłki włącznie.
W praktyce każda firma przewozowa posiada własny wzór etykiety przewozowej. Jednak wszystkie mają podobną zawartość i ten sam główny cel, którym jest możliwie najsprawniejsze doręczenie przesyłki.
Jakie dane zawiera etykieta?
Najważniejszą daną identyfikacyjną jest unikalny, nadawany każdej przesyłce, numer. Ciąg znaków i cyfr pozwala na bezbłędne i błyskawiczne rozpoznanie paczki i śledzenie jej ruchu za pośrednictwem odpowiednich aplikacji online.
Kolejne dwie, wśród najważniejszych rubryk w każdej etykiecie przewozowej, to adres nadawcy i adres doręczenia (adres oraz nazwa firmy lub imię i nazwisko osoby prywatnej).
Czwartym rzucającym się w oczy składnikiem każdej etykiety przewozowej jest duży kod kreskowy, któremu niekiedy towarzyszy także kod 2D. Oba pozwalają na zapisanie dużej ilości informacji na stosunkowo niewielkiej powierzchni. Aby je odczytać, wystarczy posiadać skaner lub – w przypadku kodów 2D – smartfon z odpowiednią aplikacją.
Ponadto na wszystkich listach przewozowych umieszczane są informacje o wadze przesyłki, jej zadeklarowanej przez nadawcę zawartości oraz liczbie paczek w przesyłce.
Większość firm kurierskich umieszcza też na listach przewozowych rubryki pozwalające na wprowadzenie informacji o ubezpieczeniu, rodzaju wybranej usługi (np. Express) czy numer klienta (wysyłającego).
Na etykiecie mogą znaleźć się dowolne dane, pod warunkiem, że klient firmy przewozowej wprowadził je do systemu i wyraził zgodę na ich przetwarzanie (deklaracja wymagana prze ustawę o ochronie danych osobowych).
Jak wypełnisz i nakleisz, tak ci doręczą
Niezależnie od kuriera, formy dokumentu i zawartych w nim danych szczegółowych, procedura „wytwarzania” etykiety jest w zasadzie taka sama. Za pośrednictwem odpowiedniej aplikacji uzupełniamy online odpowiednie dane, a następnie dostajemy do skrzynki e-mail PDF z gotową do wydruku etykietą.
Wydaje się, że w tak zaprojektowanym systemie niewiele możemy popsuć. To prawda, przynajmniej w przypadku obsługi wysyłek realizowanych w ramach e-commerce. Dane nadawcy wstawiane są „z automatu” (znajdują się w systemie firmy kurierskiej), a dane odbiorcy on sam wprowadził zamawiając towar (mógł się oczywiście pomylić, ale nie mamy już na to wpływu).
Niezależnie od zabezpieczeń systemowych warto poświęcić trochę czasu na dokładne sprawdzenie wszystkich wprowadzanych danych, bo konsekwencje mogą być bardzo przykre. Najczęstszym następstwem są opóźnienia w dostawie i zwrot przesyłki. Najgorszą opcją jest zagubienie przesyłki – szczególnie dotkliwe, gdy jej zawartość była cenna, a nie została należycie ubezpieczona.
Warto też zwrócić uwagę na fakt, że nawet poprawnie wprowadzone dane w dokumentach przewozowych mogą okazać się niewystarczające do przeprowadzenia sprawnej dostawy. Etykieta wydrukowana na nietrwałym podłożu lub nietrwałym rodzajem druku może ulec uszkodzeniu (zerwanie, rozmazanie, zatarcie danych) w czasie sortowania paczek.
Elementarna sprawą jest też staranne naklejenie etykiety. Jeżeli będzie ona pogięta, kody mogą być nieczytelne dla automatycznych czytników, co opóźni proces sortowania i dostawy, a nadającego może narazić na dodatkowe opłaty.
Zachowanie czytelności etykiety jest niezwykle ważne, bo jest ona jedynym dokumentem, który umożliwia pewną identyfikację paczki. Jeżeli jej zabraknie, będzie nam bardzo trudno nie tylko znaleźć paczkę (ustalić miejsce, w którym się znajduje), ale także udowodnić, że pozbawiona etykiety paczka należy do nas.
EN
PL